Google Docs, Notion e Word são seguros para prontuário psicológico?

O que o CFP realmente exige sobre prontuários e registros documentais

A Resolução CFP nº 001/2009 [1] estabelece a obrigatoriedade do registro documental para toda prestação de serviços psicológicos. Este registro, seja em papel ou em formato digital, deve ser mantido permanentemente atualizado pela psicóloga responsável e estar disponível para orientação e fiscalização dos Conselhos de Psicologia, sempre garantindo sigilo e privacidade.

É importante notar que o CFP não especifica ferramentas, proibindo ou recomendando softwares como Google Docs, Notion ou Word. A exigência recai sobre os requisitos que a ferramenta deve cumprir: sigilo, privacidade, acesso restrito e disponibilidade para fiscalização.

Além da Resolução CFP nº 001/2009, a Lei nº 13.787/2018 [2] aborda a digitalização e o uso de sistemas informatizados para a guarda e armazenamento de prontuários. Esta lei estabelece um prazo de 20 anos para a eliminação de prontuários em papel após sua digitalização. Contudo, para a prática clínica da psicologia, a Resolução CFP nº 001/2009 [1] determina um prazo mínimo de guarda de 5 anos para o registro documental, podendo ser ampliado por determinação judicial ou outras leis aplicáveis. É fundamental que a psicóloga compreenda que a obrigação ética de guarda para a sua prática é de 5 anos, enquanto os 20 anos da lei federal se aplicam a contextos específicos de eliminação de documentos digitalizados.

A questão central, portanto, não é se o CFP proíbe uma ferramenta, mas sim se a ferramenta escolhida consegue atender aos requisitos éticos e legais que o Conselho exige.

Prontuário e Registro Documental: Entenda as Diferenças

Compreender a distinção entre prontuário e registro documental é crucial, pois essa diferenciação frequentemente surge em fiscalizações e pode gerar confusão na prática clínica.

O prontuário psicológico é o documento que contém a identificação do paciente, a avaliação da demanda, os objetivos do trabalho, os procedimentos adotados e os encaminhamentos realizados. Conforme a Resolução CFP nº 001/2009 [1], o paciente tem direito garantido ao acesso integral às informações registradas em seu prontuário.

Por outro lado, o registro documental é utilizado quando há necessidade de restringir o compartilhamento de informações com o próprio paciente, como é comum na psicologia clínica individual. Este tipo de registro é particularmente relevante para psicólogas que não atuam em equipes multidisciplinares e pode ser empregado em qualquer contexto onde a restrição de compartilhamento de informações seja necessária. Documentos resultantes de avaliação psicológica, por exemplo, devem ser arquivados em pasta de acesso exclusivo da psicóloga.

Em ambos os casos, a responsabilidade pela guarda e pelo sigilo das informações é da psicóloga.

Perguntas essenciais para a escolha da sua ferramenta

Ao utilizar ferramentas como Google Docs, Notion, Word com OneDrive ou qualquer outra para guardar prontuários e registros documentais, é fundamental que você consiga responder a algumas perguntas práticas com clareza, especialmente em caso de fiscalização pelo CRP:

1. Acesso Técnico: Quem, além de você, tem acesso técnico aos arquivos onde esses dados estão armazenados? Ferramentas baseadas em nuvem armazenam dados em servidores de provedores como Google, Notion Labs e Microsoft. Esses provedores têm acesso técnico ao conteúdo, conforme seus termos de uso. Embora isso não seja automaticamente uma violação ética, é um ponto que exige sua consciência e justificativa diante da exigência de sigilo do CFP.

2. Guarda e Acessibilidade: Como você garante que esses arquivos permanecerão íntegros e acessíveis pelo prazo mínimo de 5 anos, ou por 20 anos em casos de digitalização de prontuários em papel? Um arquivo em um computador pessoal está sujeito a falhas de hardware, roubo ou perda. Um serviço em nuvem pode ser descontinuado. A responsabilidade pela continuidade da guarda é sua, não do provedor da ferramenta.

3. Conformidade e Demonstração: Se o CRP solicitar acesso ao registro para fins de fiscalização, você consegue apresentá-lo? E, mais importante, consegue demonstrar que as medidas adotadas para proteger o sigilo são adequadas e estão em conformidade com as resoluções do CFP e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) [3]?

Essas não são meras perguntas retóricas, mas sim o tipo de questionamento que pode surgir em um processo de fiscalização ou disciplinar.

Ferramentas Generalistas vs. Soluções Especializadas

Google Docs, Notion e Word são excelentes para colaboração, produtividade e criação de documentos. O desafio não reside na qualidade dessas ferramentas, mas na sua adequação para o uso específico de prontuários psicológicos. Elas oferecem criptografia em trânsito e em repouso, protegendo os dados contra interceptação externa. No entanto, geralmente não são desenvolvidas com uma arquitetura onde apenas o usuário detém as chaves de descriptografia, o que significa que o provedor pode ter acesso técnico ao conteúdo.

Além disso, essas ferramentas não foram criadas pensando no contexto regulatório específico da psicologia brasileira, com suas resoluções do CFP, a Lei nº 13.787/2018 [2] e a LGPD [3] aplicada a dados sensíveis de saúde. Utilizá-las pode ser uma escolha consciente, desde que a psicóloga adote medidas complementares de proteção, como senhas fortes, autenticação em dois fatores, controle rigoroso de compartilhamento e backups externos regulares. É crucial que essa decisão seja tomada com pleno conhecimento dos riscos e das exigências.

A Vantagem de uma ferramenta desenvolvida para a psicologia

Sistemas criados especificamente para a gestão de prontuários psicológicos, como a Psi Lu, partem de premissas distintas das ferramentas de produtividade generalistas. A Psi Lu, por exemplo, foi desenvolvida com criptografia robusta, onde apenas a psicóloga, com sua senha, consegue acessar o conteúdo dos prontuários. Isso significa que nem a própria Psi Lu tem acesso direto aos dados.

A conformidade com a Resolução CFP nº 001/2009 [1], a Resolução CFP nº 09/2024 [4] (que regulamenta o uso de tecnologias e IA na prática psicológica), a Lei nº 13.787/2018 [2] e a LGPD [3] foi integrada desde o início do desenvolvimento. Embora a responsabilidade final pela guarda continue sendo da psicóloga, uma ferramenta especializada oferece uma base técnica mais sólida para demonstrar que as medidas de sigilo adotadas são adequadas e seguras.

A escolha da ferramenta certa para guardar prontuários não é uma questão de burocracia, mas sim parte integrante do compromisso ético com a pessoa que confia informações sensíveis ao seu cuidado.

Fontes

1. CONSELHO FEDERAL DE PSICOLOGIA. Resolução CFP nº 001/2009, de 21 de janeiro de 2009. Dispõe sobre a obrigatoriedade do registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 26 jan. 2009. Disponível em: https://site.cfp.org.br/wp-content/uploads/2009/04/resolucao2009_01.pdf. Acesso em: 10 jul. 2026.

2. BRASIL. Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018. Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 28 dez. 2018. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13787.htm. Acesso em: 10 jul. 2026.

3. BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Diário Oficial da União, Brasília, DF, 15 ago. 2018. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm. Acesso em: 10 jul. 2026.

4. CONSELHO FEDERAL DE PSICOLOGIA. Resolução CFP nº 09/2024, de 22 de março de 2024. Regulamenta o uso de tecnologias da informação e comunicação na prática profissional da(o) psicóloga(o). Diário Oficial da União, Brasília, DF, 25 mar. 2024. Disponível em: https://site.cfp.org.br/wp-content/uploads/2024/03/Resolucao_CFP_09-2024.pdf. Acesso em: 10 jul. 2026.